Pytania i odpowiedzi

1. Zgłoszenie kasy przez podatnika - jak uniknąć błędów?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, nakłada na podatnika obowiązek zgłoszenia kasy, właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni, od daty zafiskalizowania kasy przez uprawniony do tego serwis.

Procedura postępowania podczas składania „Zgłoszenia kasy przez podatnika”?

Zgłoszenia kasy do naczelnika właściwego urzędu skarbowego należy dokonać na druku „Zgłoszenie kasy przez podatnika”, który stanowi załącznik nr 3 do Rozporządzenia.

W zgłoszeniu należy podać poniższe dane:

  • ·nazwa, dokładny adres, NIP podatnika
  • ·miejsce instalacji kasy fiskalnej,
  • ·typ/model urządzenia fiskalnego,
  • ·numer fabryczny kasy,
  • ·numer unikatowy kasy,
  • ·datę fiskalizacji

Prawidłowo wypełnione dokumenty można złożyć w dwojaki sposób:

  • ·w siedzibie urzędu - w wyznaczonych stanowiskach Kancelarii,
  • ·wysłać za pośrednictwem Poczty Polskiej (w takim przypadku za dzień złożenia, uznana będzie data widniejąca na stemplu pocztowym).

Działania organu podatkowego po otrzymaniu zgłoszenia.

Złożone przez podatnika dokumenty, dotyczące zgłoszenia urządzenia fiskalnego, analizowane są przez organ podatkowy. W przypadku, gdy dokumenty wypełnione są prawidłowo naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie fiskalnej numer ewidencyjny, który podatnik musi trawle nanieść na urządzenie, pracownik urzędu natomiast wpisuje go do książki serwisowej i potwierdza pieczęcią.
Decyzja o nadaniu numeru ewidencyjnego, wydawana jest w ciągu 30 dni od daty złożenia zgłoszenia. Jeżeli dokumenty zawierają błędy, podatnik wzywany jest do urzędu skarbowego w celu ich poprawienia lub uzupełnienia ewentualnych braków.

Najczęstsze błędy podatników. Na co zwrócić uwagę przy wypełnianiu zgłoszenia?

Zapytani o najczęstsze błędy, jakie popełniane są w „Zgłoszeniu kasy przez podatnika”, pracownicy Izb Skarbowych, wymieniają:

  • ·zgłoszenia składane niezgodnie z właściwością miejscową,
  • ·zgłoszenia bez podpisu,
  • ·błędnie podane numery fabryczne kas,
  • ·różnice w datach fiskalizacji (podatnik - serwisant)
  • ·spóźnione złożenie zgłoszenia
  • ·pomyłki w adresie miejsca instalacji.

Warto zatem, przed złożeniem wniosku, sprawdzić poprawność wpisanych w nim danych, by nie popełnić któregoś z powyższych błędów.

Do pobrania: Zgłoszenie kasy przez podatnika

2. Co z urządzeniem fiskalnym po zamknięciu działalności?

Podatnicy, którzy prowadzą działalność i rejestrują sprzedaż przy pomocy urządzenia fiskalnego, zobowiązani są wraz z likwidacją firmy, zlikwidować także kasę / drukarkę fiskalną. Zgodnie z art. 7, ust. 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. zakończenie pracy w trybie fiskalnym lub wymiana pamięci fiskalnej wymaga odczytu pamięci fiskalnej.

Odczyt pamięci fiskalnej

Odczyt pamięci fiskalnej urządzenia może być przeprowadzony wyłącznie w obecności pracowania urzędu skarbowego, przez uprawnionego do tego serwisanta. Obecny przy odczycie musi być również właściciel kasy, czy drukarki fiskalnej.  Z czynności odczytania pamięci sporządza się protokół, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych.

Serwis przeprowadzający odczyt zobowiązany jest prawem do jego wykonania, nie ma jednak obowiązku wykonywania tej czynność bezpłatnie – wysokość takiej opłaty zależna jest od umowy między serwisem, a podatnikiem.

W przypadku niedotrzymania obowiązku odczytu pamięci fiskalnej, na podatnika nie zostaną nałożone sankcje wynikające z ustawy o VAT. Musi się on jednak liczyć z możliwością potraktowania niedotrzymania obowiązku jako przestępstwa skarbowego wymienionego w art. 80 ust. 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. oraz karą grzywny do 120 stawek dziennych.

Co zrobić z kasą fiskalną po odczycie pamięci?

Zgodnie z art. 7 ust. 9,  rozporządzenia w sprawie warunków technicznych po dokonaniu odczytu pamięci fiskalnej, podatnik zobowiązany jest do przechowywania jej przez 5 lat, w warunkach umożliwiających odczyt.

Obowiązek przechowywania nie dotyczy podatnika w dwóch sytuacjach:

  • ·kiedy dokonany został odczyt pamięci fiskalnej za cały okres pracy kasy i fakt ten potwierdzają zapisy protokołu
  • ·gdy producent lub importer, który dokonuje wymiany pamięci fiskalnej, potwierdzi w książce serwisowej brak możliwości odczytu pozostałej części zapisów tej pamięci niezawartych w protokole.

Wyłączając pamięć fiskalną, pozostałe elementy urządzenia fiskalnego mogą być zezłomowane przez właściciela (w sposób jemu odpowiadający)bez obecności i zgody pracownika urzędu skarbowego.

Czy urządzenie bez pamięci fiskalnej można sprzedać?

Nie ma przepisów, które zabraniałyby podatnikowi sprzedaży urządzenia rejestrującego.

W praktyce jednak, nikt takiego urządzenia nie będzie chciał kupić. Kasy rejestrujące są bowiem urządzeniami o szczególnym przeznaczeniu, a ich budowa, funkcjonowanie i sposób użytkowania określa szczegółowo rozporządzenie w sprawie warunków technicznych. Urządzenie bez pamięci fiskalnej staje się wydajnym kalkulatorem, z możliwością wydruku druków niefikalnych. 

3. Czy po likwidacji działalności gospodarczej konieczny jest zwrot odliczenia od zakupu urządzenia fiskalnego?

Wszyscy podatnicy, którzy rozpoczynają ewidencję obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą liczyć na zwrot od tego podatku, kwoty wydatkowanej na zakup urządzenia fiskalnego (90% ceny zakupu, nie uwzględniającej podatku, pod warunkiem, że nie przekracza ona 700 złotych). Warunkiem jest, by o zamiarze zakupu urządzenia powiadomić Urząd Skarbowy nie później, niż dzień przed fiskalizacją.

Kiedy przysługuje prawo do odliczenia?

Podatnik tylko raz ( w momencie rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży) może odliczyć zwrot podatku za zakup urządzenia fiskalnego. Odliczenie nie przysługuje podatnikom, którzy rozszerzają działalność gospodarczą i tym samym dokupują urządzenia, ani tym dokonującym wymiany kasy lub drukarki.

W jakim przypadku konieczny jest zwrot odliczenia?

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, konieczność zwrotu odliczenia zachodzi w przypadku, gdy podatnik przestanie korzystać z urządzenia fiskalnego lub w obowiązującym terminie nie zgłosi go do obowiązkowego przeglądu technicznego, który powinien wykonać właściwy serwis.

Konieczność zwrotu ulgi zachodzi w przypadku,  gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, podatnik:

  • ·rozpocznie proces otwarcia likwidacji działalności
  • ·ogłosi upadłość firmy
  • ·sprzeda przedsiębiorstwo lub zakład (oddział)
  • ·dokona odliczenia ulgi z naruszeniem przepisów rozporządzenia.

Zwrotu należy dokonać nie później niż do ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.  W przypadku podatników korzystających ze zwolnienia VAT - nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu. Kwoty odliczone lub otrzymane należy zwrócić na rachunek bankowy właściwego dla podatnika urzędu skarbowego. 

4. Ulga na zakup kasy fiskalnej - komu, ile i na jakich zasadach przysługuje?

Wraz z wprowadzeniem obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu urządzeń fiskalnych, weszła w życie ustawa mająca odciążyć podatników . Zapewnia ona użytkownikom kas  i drukarek fiskalnych możliwość odliczenia części kwoty wydatkowanej na  zakup urządzenia. Warunkiem jest spełnienie wymogów, które określone są w ustawie o VAT oraz rozporządzeniach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Kto może liczyć na odliczenie części kwot od zakupu urządzenia?

Polskie prawo mówi o tym, że podatnicy, którzy w obowiązujących terminach  rozpoczną ewidencję obrotu oraz kwot podatku należnego, mają możliwość odliczenia od tego podatku 90% ceny zakupy (nie więcej jednak niż 700 zł) każdej z kas rejestrujących, które zostały zgłoszone na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania.

Ci podatnicy, którzy są zwolnieni od podatku lub wykonują czynności zwolnione, otrzymują analogiczną kwotę, z tym że urząd skarbowy dokonuje zwrotu na wskazany rachunek bankowy podatnika lub na jego rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej . Art. 111 ust.4 i 5 ustawy o VAT mówi, że US ma obowiązek dokonać zwrotu do 25. dnia, od daty złożenia przez podatnika odpowiedniego wniosku.

Sposoby i terminy odliczenia

Podstawę do odliczenia ulgi od zakupu urządzenia fiskalnego, stanowi dowód zapłaty całej należności za kasę/ drukarkę.

Termin zwrotu odliczenia dla podatników zwolnionych z VAT, omówiony jest powyżej. Jeśli chodzi natomiast o podatników prowadzących opodatkowaną sprzedaż to mogą oni odliczyć wydane na zakup kasy kwoty w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęło się ewidencjonowanie (ewentualnie za okres następujący po tym okresie). Warunkiem jest , by kwota odliczenia nie była wyższa od kwoty różnicy między podatkiem należnym, a naliczonym.

Warunki dokonania odliczenia oraz zwrotu

Dokonanie odliczenia może nastąpić, gdy podatnik spełni poniższe warunki:

1.Złoży do właściwego naczelnika urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie oraz miejscu (adresie ) urządzeń, które zamierza stosować do ewidencjonowania

2.Zgłoszenie takie złoży przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania

3.Rozpocznie ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących terminach oraz przy użyciu kas rejestrujących spełniających wymagania określone w przepisach dot. kryteriów i warunków technicznych.

4.Złoży do urzędu skarbowego zawiadomienie o miejscu instalacji – po fiskalizacji.

Dokonanie zwrotu może nastąpić, gdy podatnik zwolniony z VAT spełni poniższe warunki:

1.Rozpocznie ewidencjonowanie w obowiązujących terminach

2.Złoży zgłoszenie o planowanej liczbie i miejscu używania kas

3.Złoży zgłoszenie o miejscu instalacji kasy – po fiskalizacji

4.Złoży do właściwego urzędu skarbowego wniosek o zwrot, który powinien zawierać:

  • ·Imię i nazwisko podatnika
  • ·NIP oraz dane adresowe
  • ·Informacje o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego, numerach rejestracyjnym i bocznym, taksówki w której pracuje urządzenie fiskalne – dot. prowadzenia usług przewozu taksówkami osobowymi i bagażowymi.

Do wniosku takiego należy dołączyć:

  • ·dane serwisu, który wykonał fiskalizację
  • ·fakturę zakupu wraz z dowodem  opłacenia całej należności za urządzenie
  • ·informacje o numerze rachunku bankowego podatnika
  • ·fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji taksometru współpracującego z kasą – w przypadku prowadzenia usług przewozu taksówkami osobowymi i bagażowymi. 

5. Jak rozliczyć zwroty i reklamacje w kasie fiskalnej? 

Wiele wątpliwości  budzi  u podatników VAT,  prowadzących ewidencję sprzedaży i podatku należnego przy użyciu kasy fiskalnej, możliwość dokonania na rzecz klienta korekty wydrukowanych już paragonów. Wynika to z faktu, że dane znajdujące się na paragonie zapisywane są bezpośrednio do pamięci fiskalnej urządzenia i nie ma możliwości, by wprowadzić do nich jakiekolwiek zmiany.

Błąd na paragonie. Co robić?

Z powyższego akapitu można by wywnioskować, że podatnicy nie mają możliwości dokonywania korekty obrotu. Nic bardziej mylnego – mogą a nawet muszą, o czym stanowią przepisy VAT.

Korektę taką wywołać może np. błędne wystawienie paragonu.

W przypadku błędnego paragonu sytuacja jest prosta. Wystarczy wydrukować poprawny, oryginał błędnego zachować w celach dowodowych, gdyż na jego podstawie dokonywana jest korekta obrotu, który został nieodwracalnie zarejestrowany w pamięci fiskalnej urządzenia.

Inne przypadki, w których konieczna jest korekta obrotu

Korekta obrotu konieczne jest nie tylko w przypadku błędnie wystawionego paragonu, ale także wtedy, gdy klient chce zwrócić lub zareklamować towar. Jeżeli nabywca posiada oryginał paragonu, to podatnik powinien postępować identycznie, jak w przypadku błędnie wystawionego dokumentu fiskalnego.

W przypadku braku paragonu wydanego klientowi, dowodem zakupu towaru w danym punkcie może być inny dokument: karta gwarancyjna, protokół uznania wcześniejszej reklamacji, dokument „wz”- wydanie zewnętrzne, dowód zapłaty itp.

Jakie narzędzie ewidencji korekt stosować?

Podatnicy zasadniczo nie powinni mieć problemów z dokonaniem korekty obrotu zarejestrowanego w urządzeniu fiskalnym. Mają jednak wątpliwości, co do tego  gdzie taką korektę ujmować, nie jest bowiem ona w żaden sposób ewidencjonowana w kasie. Ponieważ kwestii tej nie regulują żadne przepisy, urzędy skarbowe dopuszczają wszelką formę ewidencji. Ważne jest by zawierała ona dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty oraz wpisy pozwalające na określenie prawidłowego obrotu i podatku należnego.

Podatnik powinien za każdym razem dokładnie opisać zaistniałą sytuację, a opis podpiąć do prowadzonej ewidencji korekt. 

6. Czy warto zdecydować się na zakup kasy rezerwowej?

O zakupie kasy rezerwowej decyduje Podatnik. Warto jednak pamiętać, że w przypadku awarii podstawowej kasy fiskalnej i braku rezerwowej, nie można prowadzić sprzedaży towarów i usług.

Czym jest kasa rezerwowa?

Rezerwowa kasa fiskalna to dodatkowe urządzenie w firmie, które pozwala na nieprzerwane prowadzenie działalności, w przypadku powstania usterki w podstawowej kasie. Urządzenia fiskalne mogą ulec mniej lub bardziej poważnym usterkom. Posiadanie rezerwowej kasy fiskalnej zabezpiecza przed kilkudniowym przestojem w działalności i ewentualnymi stratami finansowymi z tym związanymi.

Czy warto kupić kasę rezerwową?

To, że posiadanie urządzenia rezerwowego niesie wiele korzyści, nie podlega żadnej wątpliwości. Podczas usterki jednej z kas fiskalnych, druga umożliwi nam prowadzenie nieprzerwanej sprzedaży. To bardzo istotne nawet w przypadku osób, dokonujących wydruku kilkunastu paragonów w miesiącu. Rezerwowa kasa fiskalna może być innym, tańszym sprzętem w stosunku do tego używanego na co dzień - jednak ewentualna usterka oznacza konieczność uczenia się obsługi innego urządzenia od początku. Może być kłopotliwe zważywszy na fakt, iż za kilka dni powrócimy do ewidencjonowania przy pomocy macierzystej kasy fiskalnej. Dlatego też zaleca się posiadanie dwóch takich samych sprzętów.

Ulga na zakup kasy rezerwowej

W przypadku dokonywania zakupu pierwszej kasy fiskalnej w firmie, korzystne jest zaopatrzenie się w drugie - rezerwowe urządzenie. Wszystko za sprawą ulgi 90% na zakup pierwszych sprzętów fiskalnych. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, jeżeli nie posiadaliśmy wcześniej w przedsiębiorstwie kas rejestrujących, możemy uzyskać zwrot 90% wartości urządzenia, do kwoty 700 złotych na każde z nich - zarówno na sprzęt domyślny jak i rezerwowy.

Co oznacza brak urządzenia rezerwowego?

Według wytycznych Ministerstwa Finansów w przypadku awarii urządzenia fiskalnego i braku kasy zastępczej, należy przerwać prowadzenie sprzedaży, aż do momentu przywrócenia sprzętu do stanu pełnej sprawności. W zależności od stopnia usterki może to trwać nawet do kilkunastu dni, dlatego też posiadanie kasy rezerwowej jest tak istotne.

Poniżej znajduje się tekst ustawy regulujący wspomnianą kwestię:

Art. 111 ust. 3 ustawy o VAT

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

7. Co zrobić w przypadku utraty książki serwisowej urządzenia fiskalnego?

Zagubienie lub zniszczenie książki serwisowej wiąże się z koniecznością zawiadomienia o tym fakcie właściwego Urzędu Skarbowego oraz złożenia podania do obsługującego serwisu, z prośbą o wydanie duplikatu książki.

Czym jest książka serwisowa?

Książka serwisowa to dokument zawierający wszystkie najważniejsze informacje związane z urządzeniem fiskalnym: dane użytkownika i serwisu obsługującego, historie serwisową, wpisy przeglądów serwisowych, dane pracowników serwisowych mogących wykonywać przeglądy itp. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów powinna znajdować się w pobliżu miejsca stacjonowania kasy fiskalnej. Książkę serwisową należy okazać na wezwanie serwisanta lub pracownika Urzędu Skarbowego, przeprowadzającego kontrolę urządzenia.

Zgubiona książka serwisowa - co zrobić?

Przede wszystkim nie należy pochopnie informować serwisu o zaginięciu książki. W 90% wypadków zgubiona książka serwisowa tylko zawieruszyła się pośród innych dokumentów użytkownika i prośba o wydanie duplikatu będzie zbędna. Warto więc jeszcze raz dokładnie przeszukać wszystkie możliwe miejsca, ponieważ należy pamiętać, iż wydanie duplikatu książki serwisowej jest związane z koniecznością powiadomienia Urzędu Skarbowego i wydatkiem rzędu kilkudziesięciu - kilkuset złotych.

Co zrobić by uzyskać duplikat książki serwisowej?

W pierwszej kolejności należy powiadomić naczelnika właściwego dla nas Urzędu Skarbowego, o fakcie zgubieniu książki serwisowej. Następnie trzeba udać się do serwisu sprawującego opiekę nad kasą fiskalną, wraz z kopią powiadomienia, które złożyliśmy w Urzędzie Skarbowym. Po uiszczeniu opłaty, serwis powinien wydać nam duplikat książki serwisowej w ciągu kilku dni. Na froncie dokumentu będzie znajdowała się informacja, iż jest to duplikat książki. 

8. Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna?

Jedną z pierwszych decyzji, którą każdy przedsiębiorca musi podjąć przed zakupem urządzenia fiskalnego jest konieczność dokonania wyboru pomiędzy kasą fiskalną, a drukarką fiskalną. Warto poświęcić odrobinę czasu na zaznajomienie się z podstawowymi różnicami, po to by wybrać urządzenie, które będzie najbardziej odpowiednie dla naszych potrzeb.

Podstawowe różnice pomiędzy kasą, a drukarką fiskalną

Kasa fiskalna to urządzenie zaprojektowane do samodzielnej pracy. Jest kompletnym systemem sprzedaży. Wszystkie dane, w tym baza towarów i usług (PLU), mogą zostać zaprogramowane na kasie, bezpośrednio z klawiatury urządzenia. Kasa pozwala na prowadzenie sprzedaży (czyli wystawianie paragonów) bez konieczności używania dodatkowego sprzętu, drukowanie raportów i innych zestawień. Kasę fiskalną można też podłączyć do komputera, lecz nie jest to konieczne do prowadzenia sprzedaży.

Podłączenie kasy fiskalnej do komputera daje możliwość wysłania bazy towarowej (PLU) z programu magazynowo - księgowego do pamięci fiskalnej (zaprogramowanie towarów i usług, które będą używane podczas sprzedaży) oraz odbiór sprzedaży (przekazanie do programu raportu sprzedaży z kasy fiskalnej w celu aktualizacji zestawień i stanów magazynowych). Kasa fiskalna nie pozwoli jednak na wystawianie paragonów bezpośrednio z programu.

Drukarka fiskalna to urządzenie pozwalające na szerszą współpracę z komputerem, ale także uzależnione od niego - nie jest urządzeniem samodzielnym, a częścią całego systemu sprzedaży. Jej zadaniem jest zbieranie informacji o obrocie handlowym i rejestrowanie ich w pamięci fiskalnej. Rolę zewnętrznego systemu sprzedaży pełni zazwyczaj komputer z odpowiednim dla danej branży oprogramowaniem.

Drukarka fiskalna pozwala fiskalizować paragony bezpośrednio z programu magazynowo -księgowego, gwarantuje większą kontrolę nad wystawianymi dokumentami (kopie paragonów w programie, znacznie dokładniejsze zestawienia i raporty na podstawie kopii paragonów), nie jest jednak w stanie prowadzić sprzedaży bez użycia komputera. Dodatkowym atutem wielu drukarek fiskalnych jest możliwość druku faktur VAT (na kasach fiskalnych takiej nie ma).

Jakie urządzenie fiskalne wybrać?

Znając podstawowe różnice pomiędzy urządzeniami, każdy może samodzielnie zdecydować, które będzie bardziej odpowiednie - drukarka fiskalna, która po połączeniu z komputerem i we współpracy z programem, będzie spełniała funkcje całego centrum sprzedażowego, czy też kasa fiskalna, która jest w stanie pracować samodzielnie, bez konieczności podłączania zewnętrznych urządzeń.

Dokonując wyboru urządzenia fiskalnego warto zwrócić uwagę na fakt, że możemy go używać przez 5, a nawet więcej lat (pamięć fiskalna wystarcza co najmniej na 1830 raportów dobowych), dlatego warto przed finalnym zakupem skonsultować się z profesjonalistą, który zasugeruje optymalne rozwiązanie dla naszego biznesu.

lokalizacja

dane teleadresowe

WOLANET SP. Z O.O. - BIURO

al. Rzeczypospolitej 12 lok. U11

02-972 Warszawa

TEL/FAX: 22 620-62-58

biuro@wolanet.pl

SPRZEDAŻ

TEL: 696 465 593

handel@wolanet.pl

SERWIS

TEL/FAX: 22 620-62-58

serwis@wolanet.pl

Nasz serwis używa plików cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na ich użycie. Dowiedz się wiecej.

Zgadzam się